入库单里到底有几种？先说清楚采购入库和退货入库

问：进销存里的入库单是不是都一样，为什么还分采购入库和退货入库？答：不一样，方向不同。采购入库是货从供应商进来，退货入库是货从客户手里退回来，两笔账不能混在一张单里。

上周三早上 8 点，合肥做母婴批发的王哥蹲在仓库门口抽烟。他干了 11 年，卖纸尿裤和婴儿米粉，光奶粉一个牌子就有 6 个段位。那天正好撞上一件事：上午到了一车货，下午有个客户退回来 3 箱破损纸尿裤。他拿手机开单的时候愣了一下，这两笔到底怎么记？

其实吧，这就是七色米进销存把入库单拆开的原因。采购入库记的是「供应商给我送了多少货，我该付多少钱」；退货入库记的是「客户退回多少货，我要不要退钱给他」。一个走采购应付，一个走销售冲红，账本上是两条完全不同的线。

王哥以前用本子记，一到月底就乱套。现在他在七色米进销存里点一下「新建入库单」，系统直接让他选类型：采购入库、退货入库、盘盈入库、调拨入库，四种一眼看清。选错了类型，后面库存和账款都对不上。

采购入库怎么记才不丢三落四

问：采购入库单上要填哪些东西，漏填了会怎样？答：至少要填供应商、商品、数量、进价、到货日期。漏了进价，后面算成本和毛利就全乱。

王哥那车货，是 180 箱纸尿裤，每箱 6 包，进价 52 元/箱。他对着送货单，用七色米进销存的扫码枪一箱箱扫进去，扫完系统自动累加数量，不用手敲。他说以前手敲数字，敲错过 2 次，一次少写一个 0，月底盘点差点没把账本撕了。

扫完货，他在单子上选了供应商「合肥嘉禾母婴」，填了到货日期和仓库货位。系统自动把库存加上去，同时生成一笔应付账款。到了月底，王哥按供应商一拉，就知道欠嘉禾多少钱，再也不用翻纸质送货单。

退货入库最容易被记反，一记反库存就虚高

问：客户退货为什么不能直接删掉销售单，而是要单独做退货入库？答：因为退货要同时加回库存、冲减销售收入，删单会把历史流水抹掉，账就断了。

王哥下午退回来的那 3 箱破损纸尿裤，客户是楼下「贝贝母婴店」的张姐。她在七色米进销存里开了一张退货入库单，类型选「退货入库」，关联上原来的销售单。系统自动把 3 箱货加回「破损区」库位，同时把之前那笔销售收入冲红。

说实话，这一步很多人会偷懒，直接把销售单删了事。结果库存倒是没加回去，月底一盘点，账面比实际多了 3 箱，怎么对都对不上。王哥踩过这个坑，现在他宁可多花 30 秒开退货入库单，也不手贱删单。

一张单子分清四类入库，新手照着做就行

问：新手怎么快速记住这几种入库单的区别？答：记住一句话——货从哪来，就选对应类型：供应商来货选采购，客户退回选退货，盘点多了选盘盈，仓库之间搬货选调拨。

七色米进销存的入库单首页，四种类型排成一排，每种的用途都写在下面，点进去还有提示。王哥说他一开始也懵，用了一个礼拜就顺了。现在他每天早上开店第一件事，就是看一眼今天有没有待处理的入库单，有就当场处理掉，不拖到下班。

这套逻辑对批发、零售、母婴、日杂都通用。货进来了，记清楚来源和去向，库存才不会糊。你店里要是也分不清采购和退货，可以先把最近 3 天的进货单和退货单拿出来，各归各的重新记一遍，账就清爽了。